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ASL CN2

Evoluzione del controllo di gestione

L’ASL CN2 di Alba Bra gestisce i servizi sanitari di un territorio di 1.122 Kmq in cui si trovano 75 comuni per un totale di 170.579 residenti. L’ASL comprende due distretti sanitari (Alba e Bra) e un presidio ospedaliero (Verduno) per acuti e per emergenza-urgenza di circa 300 posti letto.

Il valore della produzione dell’Ente è pari a 63 milioni di euro, di cui oltre il 60% relativi ai ricoveri ospedalieri, e gestisce un volume di 2 milioni di prestazioni ambulatoriali. È organizzata in 7 dipartimenti a sua volta suddivisi in 51 Strutture Complesse.

80
milioni di prestazioni ambulatoriali
80
dipartimenti
8080
strutture complesse

Lo scenario

A garanzia di un sistema pubblico trasparente, funzionante e meritocratico, il controllo di gestione e la pianificazione strategica diventa essenziale, in particolare nel settore sanitario spesso criticato per inefficienze e sprechi. L’implementazione di questo processo supporta decisori politici, amministrativi e dirigenti in ottica data-driven con lo scopo di orientare i comportamenti degli operatori verso il perseguimento degli obiettivi (efficacia) mediante il miglior impiego possibile delle risorse a disposizione (efficienza).

È con questo obiettivo che ASL CN2 di Alba e Bra aveva la necessità di riorganizzare il proprio sistema di reporting economico, passando da una gestione parzialmente informatizzata alla piena digitalizzazione dell’intero processo.

Per farlo era necessario diffondere in modo pervasivo una cultura data-driven all’interno dell’azienda, incrementando l’autonomia analitica e la gestione delle informazioni da parte dei responsabili.
Imprescindibile per il cliente, dunque, una soluzione che abilitasse lo scambio di informazioni e il confronto tra le diverse organizzazioni aziendali, superando la logica di gestione a silos dei dati fino a quel momento adottata. Per il cliente era fondamentale motivare e stimolare il top management aziendale a comprendere il dato e utilizzarlo per l’analisi dei processi, per valutare eventuali inappropriatezze di servizio e analizzare possibili aree di investimento.

Per favorire il miglioramento continuo dei servizi e garantire elevati standard di performance assistenziale, ASL CN2 ha affidato a Deda Next l’evoluzione del proprio sistema di Controllo di Gestione assicurando così le condizioni ottimali nelle quali favorire l’eccellenza clinica, garantendone il pieno governo.

Deda Next ha sviluppato il nuovo sistema di reporting implementando cruscotti dinamici di analisi a disposizione della direzione e dei responsabili delle diverse aree organizzative, verticalizzando le rappresentazioni sulla base delle singole esigenze.

La soluzione

Partendo dagli obiettivi e dai KPI identificati dall’Ente nonché dalla sua nuova organizzazione aziendale, Dedagroup, insieme al suo business partner Innovo, specialista in sistemi di Business Intelligence sanitari ha saputo sviluppare un modello di analisi efficace per rispondere alle necessità di monitoraggio e valutazione dei risultati in linea con le aspettative della Direzione. Il progetto, gestito con modelli di lavoro agile, ha visto il suo sviluppo diviso in tre fasi di implementazione. In una prima fase è stata privilegiata l’analisi dei dati, della loro qualità e completezza, per poter sviluppare un sistema di reporting basato su informazioni corrette e garantirne la tracciabilità. Il progetto ha visto poi l’import dei dati storici e la loro taggatura sulla base della corretta organizzazione aziendale mantenendo il confronto con i report cartacei antecedenti.

Dopo la condivisione e il coinvolgimento del top management, i cruscotti sono stati oggetto di formazione e convalida in relazione al modello implementato. Grazie alla soluzione è stato così possibile condividere con le strutture organizzative i relativi KPI, monitorabili nel loro andamento attraverso cruscotti dedicati e di dettaglio.

Il sistema permette oggi di governare i dati di produzione e di costo superando la logica a silos tipica dei sistemi applicativi, proponendo analisi automatiche di facile e immediata comprensione, garantendo, rispetto alla gestione cartacea precedente, l’aggiornamento continuo delle informazioni e l’accesso di queste da ogni postazione aziendale. Un sistema di verifica permette inoltre il governo della produzione dei flussi nonché il monitoraggio e la gestione di eventuali errori relativi alla rendicontazione.
Importante per la riuscita del progetto, il ruolo consulenziale di Dedagroup per l’organizzazione e l’aggregazione dei dati nonché l’integrazione con tutti i sistemi utilizzati dall’Ente quali la contabilità, gli acquisti, la logistica, la gestione del personale e il sistema dei flussi regionali per l’analisi delle prestazioni erogate.

Grafica ASL CN2 - Deda Next

Il risultato

Tra i principali risultati raggiunti, un miglioramento complessivo dell’efficacia dei sistemi di gestione in relazione a:

  • controllo della rendicontazione dei flussi sanitari;
  • controllo dell’attività di produzione per struttura e previsione sugli scenari futuri per prestazione;
  • controllo delle inefficienze;
  • controllo dei costi, monitoraggio dei consuntivi rispetto al budget, analisi delle criticità;
  • utilizzo del dato per il monitoraggio degli obiettivi;
  • creazione di una cultura aziendale basata sul dato.

L’utilizzo del sistema di reporting ha visto un’importante implementazione passando da 3 a 14 cruscotti di analisi che servono oggi 100 user attivi (+388%). Importante anche l’incremento dell’utilizzo delle sezioni di analisi che hanno visto una crescita del +675%.

Significativo il contributo del nuovo sistema di reporting anche per il monitoraggio delle prestazioni ambulatoriali e di pronto soccorso che ha permesso di gestire correttamente il valore della produzione nonché di analizzare scostamenti ingenti di valorizzazione dovuti ad un recente cambio di applicativo per la gestione dei due reparti.

La soluzione ha altresì supportato il cliente nella diffusione della cultura del dato all’interno dell’organizzazione. Oggi anche i Primari possono infatti essere parte attiva del monitoraggio verificando le prestazioni erogate e confrontandole con quanto rendicontato a livello regionale grazie a semplici cruscotti di analytics, innescando così un circolo virtuoso sull’intera struttura.

Un progetto importante quello di ASL CN2 di Alba e Bra che sta evolvendo oggi in una vera organizzazione data-driven e che la vede impegnata, insieme a noi di Dedagroup, in nuovi sviluppi di progetto per migliorare ulteriormente le sue prestazioni.

Grafica ASL CN2 - Deda Next

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