Il software di gestione documentale più diffuso nella PA italiana
Folium è il software per la gestione univoca del documento informatico che semplifica e centralizza le operazioni di gestione documentale, aiutando le PA nella governance dell’intero patrimonio informativo e nella costruzione dell’archivio unico dell’Ente.
Sviluppato per rispondere a specifici requisiti informatici, normativi ed archivistici, è totalmente in linea con le disposizioni di AgID in materia di tenuta del Protocollo Informatico.
Ad oggi Folium è la soluzione di gestione documentale più diffusa in Italia, usata da oltre 100 Enti pubblici centrali e locali.
Realizza l'archivio unico dell'Ente
Folium è una soluzione modulare, web based e sviluppata con tecnologie open, che attraverso un unico framework applicativo consente il governo univoco dell’intero ciclo di vita del documento informatico:
- Creazione e acquisizione
- Archiviazione e conservazione
- Monitoraggio fasi intermedie
- Monitoraggio stato avanzamenti
Modulare
Archivio Unico
Compliant
Configurabile
Sicuro e trasparente
Semplice e intuitivo
La gestione documentale a portata di app
Folium Desk - Il Digital Workplace per governare i processi documentali
Il modulo che offre a dirigenti, funzionari e personale direttivo un accesso semplice e immediato alle informazioni contenute nei sistemi documentali e alle attività da svolgere quotidianamente sulle pratiche di proprio interesse. Con la sua interfaccia grafica a widget, Folium Desk consente infatti di presentare all’utente documenti, pratiche ed eventi rilevandoli dai sistemi sottostanti. Facendo drag & drop tra i diversi widget, si possono combinare processi o sistemi eterogenei per avere accesso a nuove funzionalità di gestione e monitoraggio cross-funzionale.
Folium Digital Preservation Gateway - Il digitale a norma
La porta di accesso verso il Provider di Conservazione: il modulo si integra con il sistema di gestione documentale a cui è affidata la gestione dell’archivio unico corrente, al fine di ottemperare efficacemente alla conservazione digitale a norma dei propri documenti. A partire dalla definizione delle tipologie documentarie, il modulo si occupa di formare i pacchetti di versamento da trasmettere al conservatore e gestire i rapporti di versamento per il monitoraggio e la gestione dell’intero processo.
Folium Workflow - Flussi costantemente sotto controllo
Il modulo che consente la totale automazione dei processi e il monitoraggio degli iter dei procedimenti grazie all’integrazione del sistema di gestione dei procedimenti amministrativi con un motore di workflow e con i moduli di gestione documentale e di registrazione. Folium Workflow coordina tutte le operazioni che riguardano l’elaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le attività ed i ruoli di tutti i partecipanti al processo di lavoro e fornendo un’azione di controllo e verifica costante.
Folium Search - Le ricerca dei documenti ad alto contenuto tecnologico
Il modulo che permette di disporre di un ulteriore criterio di ricerca, ad integrazione di quelli standard di reperimento mediante parametri, metadati e chiavi di classificazione: l’indicizzazione full-text dei contenuti, ovvero la possibilità di reperimento del documento mediante contenuto testuale dello stesso. Realizzato con Apache Solr, consente la ricerca avanzata dei documenti attraverso un’interfaccia semplice e immediata.
Folium Foia - Gestione a norma dell'accesso civico agli atti della PA
Il modulo che permette all’Ente di garantire la massima trasparenza e accountability in merito alle richieste di accesso agli atti, come indicato nella delibera ANAC n. 1309 del 28 dicembre 2016. Con Folium FOIA, l’Ente può registrare ogni richiesta di accesso e istanziare un fascicolo procedimentale per accogliere tutti i dati generati durante l’esecuzione del procedimento previsti dallo standard di riferimento, includendo lo stato e l’esito, nonché le sintesi delle richieste e delle motivazioni che hanno portato all’esito, anche nel caso in cui siano stati effettuati ricorsi. Tutte le informazioni riportate nel fascicolo del procedimento devono rispettare le indicazioni normative per allinearsi costantemente alle nuove richieste.
Folium Deposito - Per un archivio efficiente e a norma
Il modulo per la gestione dell’archivio di deposito che consente di liberare l’archivio corrente del sistema di gestione documentale Folium da documenti e fascicoli relativi ad affari conclusi con l’obiettivo di salvaguardare le performance del sistema documentale corrente, in termini di quantità di risorse necessarie, rendere più efficaci la ricerca e il reperimento delle informazioni di interesse nell’Archivio corrente e ottemperare alle disposizioni normative in materia, richiamate dalle più recenti Linee guida AgID.
Folium Iperfascicolo - Aggregazione di unità documentarie per riferimenti comuni
Il modulo che consente di ottenere delle aggregazioni dinamiche di unità documentarie correlate da un riferimento comune: i riferimenti possono essere rilevati da banche dati esterne che ne certificano il valore, in quanto verificati dai sistemi «legittimi gestori» dell’entità stessa. Lo scopo dell’apposizione di riferimenti certificati nel profilo di documenti e fascicoli, oltre che arricchire il set di metadati, è quello di poter costruire dinamicamente delle aggregazioni di unità documentarie avendo una specifica istanza di entità come valore comune, ad esempio tutti i documenti e i fascicoli riferiti a uno specifico edificio.