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Folium
Crea, protocolla, archivia.

Il software di gestione documentale più diffuso nella PA italiana

Folium è il software per la gestione univoca del documento informatico che semplifica e centralizza le operazioni di gestione documentale, aiutando le PA nella governance dell’intero patrimonio informativo e nella costruzione dell’archivio unico dell’Ente. 

Sviluppato per rispondere a specifici requisiti informatici, normativi ed archivistici, è totalmente in linea con le disposizioni di AgID in materia di tenuta del Protocollo Informatico.

Ad oggi Folium è la soluzione di gestione documentale più diffusa in Italia, usata da oltre 100 Enti pubblici centrali e locali. 

Folium

Realizza l'archivio unico dell'Ente

Folium è una soluzione modulare, web based e sviluppata con tecnologie open, che attraverso un unico framework applicativo consente il governo univoco dell’intero ciclo di vita del documento informatico:

  • Creazione e acquisizione
  • Archiviazione e conservazione
  • Monitoraggio fasi intermedie
  • Monitoraggio stato avanzamenti
Logo Folium
Foto Folium Software per la gestione univoca del documento informatico

Modulare

Possibilità di integrazione con portali e applicativi verticali per realizzare l'Archivio unico dell'Ente, a garanzia della corretta tenuta e conservazione del patrimonio documentale, secondo le Linee Guida AgID e dal CAD.

Archivio Unico

Elevata configurabilità per rappresentare efficacemente i diversi modelli organizzativi degli Enti e rispondere a requisiti di visibilità su documenti e fascicoli o alla profilazione dell’utenza in base a mansioni e competenze.

Compliant

Costante adeguamento alla normativa vigente in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e degli archivi.

Configurabile

Un unico framework applicativo articolato in moduli volti ad arricchire il sistema di funzionalità per il governo univoco dell’intero ciclo di vita del documento informatico.

Sicuro e trasparente

Misure per preservare la disponibilità del servizio, limitare l’accesso fisico, mantenere la riservatezza dei dati e il tracciamento delle operazioni.

Semplice e intuitivo

Interfaccia web-based accessibile attraverso i principali browser. User experience semplice, intuitiva e immediata.
la piattaforma gestionale

La gestione documentale a portata di app

Il modulo che offre a dirigenti, funzionari e personale direttivo un accesso semplice e immediato alle informazioni contenute nei sistemi documentali e alle attività da svolgere quotidianamente sulle pratiche di proprio interesse. Con la sua interfaccia grafica a widget, Folium Desk consente infatti di presentare all’utente documenti, pratiche ed eventi rilevandoli dai sistemi sottostanti. Facendo drag & drop tra i diversi widget, si possono combinare processi o sistemi eterogenei per avere accesso a nuove funzionalità di gestione e monitoraggio cross-funzionale.

La porta di accesso verso il Provider di Conservazione: il modulo si integra con il sistema di gestione documentale a cui è affidata la gestione dell’archivio unico corrente, al fine di ottemperare efficacemente alla conservazione digitale a norma dei propri documenti. A partire dalla definizione delle tipologie documentarie, il modulo si occupa di formare i pacchetti di versamento da trasmettere al conservatore e gestire i rapporti di versamento per il monitoraggio e la gestione dell’intero processo.

Il modulo che consente la totale automazione dei processi e il monitoraggio degli iter dei procedimenti grazie all’integrazione del sistema di gestione dei procedimenti amministrativi con un motore di workflow e con i moduli di gestione documentale e di registrazione. Folium Workflow coordina tutte le operazioni che riguardano l’elaborazione e la trasmissione dei documenti, specificando le attività ed i ruoli di tutti i partecipanti al processo di lavoro e fornendo un’azione di controllo e verifica costante.

Il modulo che permette di disporre di un ulteriore criterio di ricerca, ad integrazione di quelli standard di reperimento mediante parametri, metadati  e chiavi di classificazione: l’indicizzazione full-text dei contenuti, ovvero la possibilità di reperimento del documento mediante contenuto testuale dello stesso. Realizzato con Apache Solr, consente la ricerca avanzata dei documenti attraverso un’interfaccia semplice e immediata. 

Il modulo che permette all’Ente di garantire la massima trasparenza e accountability in merito alle richieste di accesso agli atti, come indicato nella delibera ANAC n. 1309 del 28 dicembre 2016. Con Folium FOIA, l’Ente può registrare ogni richiesta di accesso e istanziare un fascicolo procedimentale per accogliere tutti i dati generati durante l’esecuzione del procedimento previsti dallo standard di riferimento, includendo lo stato e l’esito, nonché le sintesi delle richieste e delle motivazioni che hanno portato all’esito, anche nel caso in cui siano stati effettuati ricorsi. Tutte le informazioni riportate nel fascicolo del procedimento devono rispettare le indicazioni normative per allinearsi costantemente alle nuove richieste.

Il modulo per la gestione dell’archivio di deposito che consente di liberare l’archivio corrente del sistema di gestione documentale Folium da documenti e fascicoli relativi ad affari conclusi con l’obiettivo di salvaguardare le performance del sistema documentale corrente, in termini di quantità di risorse necessarie, rendere più efficaci la ricerca e il reperimento delle informazioni di interesse nell’Archivio corrente e ottemperare alle disposizioni normative in materia, richiamate dalle più recenti Linee guida AgID.

Il modulo che consente di ottenere delle aggregazioni dinamiche di unità documentarie correlate da un riferimento comune: i riferimenti possono essere rilevati da banche dati esterne che ne certificano il valore, in quanto verificati dai sistemi «legittimi gestori» dell’entità stessa. Lo scopo dell’apposizione di riferimenti certificati nel profilo di documenti e fascicoli, oltre che arricchire il set di metadati, è quello di poter costruire dinamicamente delle aggregazioni di unità documentarie avendo una specifica istanza di entità come valore comune, ad esempio tutti i documenti e i fascicoli riferiti a uno specifico edificio.

CLIENTI

Scelto da più di 100 Enti, centrali e locali, tra cui:

Ministero dello Sviluppo Economico

ATS Bergamo

Ministero delle Infrastrutture e dei Trasporti

Università di Palermo

Provincia di Chieti

Le tue esigenze, le nostre soluzioni.

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