Gestione documentale: tra efficienza e amnesia
Le tendenze più recenti, emerse di pari passo con la migrazione dei servizi e delle procedure su portali e applicativi informatici sempre più avanzati, sono da un lato la progressiva identificazione del documento con il concetto di dato, dall’altra la conseguente difficoltà o persino la dispersione dell’archiviazione. Le implicazioni che ne discendono investono la cittadinanza sia in termini di perdita di memoria storico-giuridica, ma anche culturale e valoriale nel senso più ampio e democratico del termine.
La gestione documentale nella Pubblica Amministrazione è in una fase di profondo cambiamento. L’evoluzione dei tradizionali archivi cartacei verso sistemi digitali avanzati ha portato alla progressiva identificazione del documento con il concetto di dato. Questa trasformazione, pur offrendo vantaggi in termini di efficienza e accessibilità, introduce rischi significativi legati alla potenziale dispersione del dato stesso e alla difficoltà della sua interpretazione nel tempo, di correlazione con altri dati generati da sistemi diversi, di garanzia di autenticità e di integrità. La migrazione verso piattaforme digitali e applicativi informatici complessi richiede quindi una rigorosa implementazione di protocolli per mitigare questi rischi e garantire la veridicità e la fruibilità delle informazioni nel tempo.
L'adozione di standard di metadati e di formati di file interoperabili diventa così cruciale per assicurare la ricercabilità e la leggibilità dei documenti
Inoltre, è fondamentale considerare le implicazioni legali e di conformità in merito alla conservazione digitale, dettate dalle normative vigenti in materia di archiviazione elettronica. Una metamorfosi profonda che attraversa trasversalmente le Amministrazioni pubbliche italiane, spesso in maniera asincrona e anche geograficamente a macchia di leopardo. Lo stato di avanzamento della digitalizzazione attuale è importante, ma altrettanto importanti sono lo studio delle variabili critiche da analizzare e i punti aperti da risolvere.
La memoria documentale come valore democratico
Il nesso tra la gestione documentale nella Pubblica Amministrazione e i principi della cittadinanza democratica non è così immediato da cogliere per chi, da generazioni, ha ben consolidato nel proprio immaginario il documento cartaceo che lo riguarda: un fascicolo di carta con una copertina scritta a mano e sempre più ingiallita nel tempo, conservato in grossi faldoni etichettati all’interno di enormi locali deputati proprio alla conservazione dell’archivio. Dietro questa apparentemente scontata azione di stoccaggio si cela invece un valore fondante per un regime democratico e per lo stesso status di cittadino, espresso da uno dei principi cardine del Diritto Amministrativo: il cosiddetto “Accesso agli atti”, principio che va a braccetto con quello della “trasparenza dell’azione amministrativa” a cui ha diritto ogni cittadino della nostra Repubblica. Un tassello chiave dello Stato di Diritto, esplicitato dal Legislatore nella Legge 241/1990, poi modificata e integrata dalla Legge 15/2005, che permette a ogni cittadino italiano “di richiedere documenti, dati e informazioni detenuti da una Pubblica Amministrazione riguardanti attività di pubblico interesse, purché il soggetto richiedente abbia un interesse diretto, concreto e attuale rispetto al documento stesso”.
La rivoluzione digitale, archiviazione in crisi
Il processo di digitalizzazione della gestione documentale nella PA, ineluttabile in termini di modernizzazione dei servizi pubblici e di efficientamento delle sue funzioni operative, ha richiesto uno sforzo imponente sia in termini di investimenti che di regolamentazione. In questo senso, nel 2021 l’AgID ha pubblicato le “Linee guida per la formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”, tracciando la via maestra per attuare la transizione dal documento analogico a quello digitale, indicando tutte le procedure e gli step necessari da compiere. Una trasformazione profonda e complessa, che ha impattato migliaia di istituzioni della galassia PA italiana e che ha dovuto affrontare varie criticità, velocità diverse e non pochi ostacoli. La necessità operativa che ne è seguita è stata quella di dotarsi di piattaforme di migrazione, di gestione documentale e altre soluzioni digitali integrate.
Quando la digitalizzazione non esisteva, la soluzione era molto semplice: l’archivio era un archivio fisico. Qualunque documento venisse prodotto era cartaceo, e si disponeva di strumenti e metodologie consolidati nel corso dei secoli. Con l’avvento dell’Information Technology c’è stata una grande rivoluzione, che ha portato molti benefici in termini di efficienza, trasparenza e velocità. Tuttavia, si è manifestato un effetto collaterale, già segnalato dalla comunità di esperti archivisti digitali: l’archivio digitale non si sta formando.
La digitalizzazione sta sicuramente semplificando i processi, ma manca ancora una piena consapevolezza: alcuni dati devono essere consolidati nella forma di record documentali, cioè come documenti d’archivio ben formati. Questo è particolarmente importante quando i dati rappresentano un momento decisionale, la volontà del cittadino o informazioni chiave alla base di scelte e provvedimenti.
I record devono poter essere generati dai sistemi applicativi verticali e trasferiti in un archivio unico, dove possano essere correlati con altri record, raggruppati sia strutturalmente sia logicamente, e conservati in modo da restare accessibili e interpretabili, anche nel caso in cui il sistema originario non fosse più disponibile.
Benefici e opportunità dell'archiviazione digitale
L’anello debole della digitalizzazione degli ultimi decenni è stata la mancanza di consapevolezza dei rischi nel non formare in modo corretto un archivio. Così facendo molti documenti sono rimasti segregati all’interno degli applicativi “verticali”, ovvero software progettati per operare solo in un settore specifico o in un singolo segmento di azienda o Ente. La conseguenza di questo tipo di approccio a compartimenti stagni, è la mancanza della visione d’insieme che rende difficile, se non impossibile, tenere traccia delle relazioni tra i documenti. Il risultato è quello di minare la funzione stessa di un archivio che è quella di testimoniare efficacemente lo svolgimento delle attività nel tempo di una Pubblica Amministrazione. La sedimentazione della documentazione in una struttura unica rimane dunque quanto mai una necessità fondamentale e continua ad essere proprio l’archivio, oggi luogo virtuale, la sede di garanzia dell’integrità, dell’affidabilità e dell’accessibilità alle informazioni.
Un’archiviazione che si è dovuta evolvere in qualcosa di nuovo, grazie alla nascita di realtà informatiche ad alta specializzazione che stanno permettendo di sciogliere tutti i nodi, dando nuova linfa alla dimensione archivistica e restituendo piena dignità al record documentale.
Una delle strategie vincenti all’interno di questa iper-specializzazione sta nel principio dell’Archiving by Design, termine coniato dall’ European Archives Group, ovvero in una progettazione evoluta, olistica ed integrata dell’ecosistema digitale. Con il termine archivio digitale unico si intende un sistema progettato per garantire l’accessibilità a lungo termine alle informazioni ufficiali gestite dall’Ente. Questa esigenza deve essere tenuta in considerazione fin dalle prime fasi di progettazione del sistema informativo generale o dell’applicativo verticale specifico.
La presenza di un archivio unico consente di aggregare dati e documenti provenienti da diversi sistemi verticali, generando un fascicolo virtuale unitario. Tale approccio rende possibile la ricostruzione coerente e completa delle varie fasi di un procedimento amministrativo, anche quando queste siano state gestite in momenti differenti o all’interno di ambiti eterogenei. Imprescindibile per una gestione documentale corretta anche un altro principio: la separazione delle competenze (Separation of Concerns), per cui gli ambiti verticali si concentrano sul proprio core business, mentre l’archivio si occupa della conservazione e della gestione dello scarto delle informazioni. Un archivio digitale ben strutturato include strumenti archivistici fondamentali, quali il Piano di classificazione e il Piano di conservazione, che consentono di attuare politiche di selezione e scarto delle informazioni in modo puntuale e controllato.
Nel contesto operativo quotidiano, l’attenzione del singolo operatore, impegnato nell’utilizzo di applicazioni verticali e nella gestione delle richieste dei cittadini, non può essere focalizzata sulla corretta conservazione documentale. Spetta quindi ai progettisti e agli sviluppatori dei sistemi informativi assicurare il corretto funzionamento dell’intero processo documentale, attraverso una conoscenza approfondita delle logiche archivistiche e amministrative. Questa impostazione è essenziale per garantire un’efficace gestione dell’informazione nel tempo, a beneficio di tutti gli stakeholder, interni ed esterni all’Amministrazione.
Il futuro della gestione documentale
In generale, l’assenza di un archivio unico rende più opaco e difficile da ricostruire l’iter che, all’interno di un procedimento, ha portato a una determinata decisione.
La gestione archivistica documentale è entrata a tutti gli effetti in una nuova era. Nel futuro sempre più virtuale in cui stiamo andando, con le enormi opportunità ma anche con i rischi che l’IA generativa comporta (tra cui la capacità di creare falsi perfetti), la priorità è avere soluzioni e partner di business non solo specializzati, ma anche autorevoli, certificati e trasparenti, tali da diventare presidi di affidabilità e certezza. I documenti che riguardano i cittadini rappresentano una componente essenziale della loro vita quotidiana, in primo luogo sotto il profilo giuridico, ma non esclusivamente.
Per garantire una gestione coerente e affidabile di tali informazioni, è necessario adottare metodologie adeguate e soluzioni verticali capaci di integrarsi con logiche archivistiche consolidate, interrogandosi su quale contributo ciascun sistema possa offrire all’archivio, e in quale fase del processo. Non è infatti indispensabile che l’archivio venga alimentato automaticamente a ogni azione dell’utente. È invece fondamentale che esso si costituisca in modo organico e coordinato.
L’unica risposta sostenibile, in termini di trasparenza, responsabilità amministrativa e tutela dei diritti, è la realizzazione di un archivio unico dei record.
