Ecco perchè serve un "back to basics"
Negli ultimi due anni l’intelligenza artificiale (IA/AI) è diventata un argomento particolarmente dibattuto nel panorama della digitalizzazione della Pubblica Amministrazione (PA), oltre che in tutti gli altri ambiti sociali ed economici relativi alla gestione della cosa pubblica. Con il PNRR e gli avvisi di PA digitale 2026 si era finalmente riusciti a portare a bordo della transizione digitale la maggior parte degli Enti locali, inclusi i comuni più piccoli, quando, complice il legittimo entusiasmo innescato dall’introduzione di ChatGPT, il focus si è troppo rapidamente spostato su un nuovo obiettivo, alla ricerca di strade nuove e più veloci: l’AI spesso viene presentata come la soluzione che viaggia su una corsia preferenziale, l’innovazione che mancava e che permetterebbe di superare tutti gli ostacoli che fino ad oggi hanno ritardato il progresso della PA. Questo repentino cambio di scenario, probabilmente, ha modificato le priorità che gli Enti si erano prefissati, rischiando di ostacolare quell’organica e strutturale transizione digitale avviata anche grazie al PNRR, che dovrebbe essere invece la base per l’implementazione delle tecnologie di Intelligenza Artificiale.
L’entusiasmo è stato alimentato anche dall’introduzione di una serie di misure normative e strategiche, come l’AI Act, la Strategia Italiana per l’Intelligenza Artificiale e il Piano Triennale 2024-2026 per l’informatica nella PA. Queste hanno certamente il pregio di aver tracciato un primo perimetro e percorso per l’integrazione nelle istituzioni pubbliche, contribuendo a dipanare il comprensibile disorientamento. Tuttavia, abbracciare l’AI senza prima consolidare le basi digitali comporta numerose insidie, poiché la sua adozione richiede infrastrutture tecnologiche adeguate e competenze specifiche.
Questa accelerazione, insieme ad altri fattori come la scarsità di risorse umane preparate sul tema, rischia di distrarre gli Enti locali dall’obiettivo di progettare e implementare in modo efficace le basi della transizione digitale necessarie per poter sfruttare appieno il potenziale dell’AI.
Da questa premessa nasce questo richiamo al “back-to-basics”, un’occasione per ribadire il ruolo centrale di alcuni dei pilastri della digitalizzazione della PA locale.
Queste solide basi contribuiranno alla costruzione di un’identità della Pubblica Amministrazione sempre più unitaria, in cui, concretamente, l’impianto dell’AI potrà rappresentare una sorta di “voce e mente” per un’accelerazione del progresso sociale e per la maturazione di una maggiore efficienza al servizio dei cittadini.
Avvisi PNRR: l’importanza di un approccio organico
Anche se molti progetti sono già stati avviati e asseverati, resta fondamentale considerare gli avvisi di PA Digitale 2026 come parte di un progetto di digitalizzazione integrato, anziché come singoli adempimenti separati. Un approccio organico garantisce che le diverse iniziative si integrino armoniosamente, creando un vero e proprio ecosistema digitale. Partendo da questo presupposto, gli Enti dovrebbero porre massima attenzione non solo all’interoperabilità by design dei SaaS di cui si dotano nell’ambito della misura 1.2, che dovrebbero disporre di API moderne per l’integrazione con altri applicativi, ma anche la predisposizione all’apertura del partner tecnologico.
Si pensi alla misura 1.4.3 per l’adozione di pagoPA: senza l’integrazione con il gestionale di contabilità dell’Ente, al fine di consentire una riconciliazione automatica delle transazioni, gli Enti otterrebbero il solo risultato di aumentare la complessità per i propri operatori, rallentando il processo, aumentando le possibilità di errore e generando incertezza anche per i cittadini. Anche l’integrazione tra i servizi online e il gestionale di back office dovrebbe essere un requisito irrinunciabile per assicurare una gestione fluida e precisa delle richieste dei cittadini, migliorando non solo l’efficienza operativa interna ma anche la trasparenza.
Solo concentrandosi su questo approccio integrato, i Comuni possono sfruttare al meglio le risorse disponibili, migliorare la collaborazione tra i diversi settori e assicurare una transizione digitale sostenibile nel tempo ed efficiente che funga da base solida per l'adozione dell'intelligenza artificiale.
Completa digitalizzazione dei processi
La transizione digitale nella Pubblica Amministrazione locale non rappresenta semplicemente un aggiornamento tecnologico, ma implica anche un profondo cambiamento organizzativo. Le misure previste dal Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR), in particolare la misura 1.2 per la migrazione al cloud e la 1.4.1. per i servizi ai cittadini, offrono un’opportunità unica per incrementare l’efficienza della macchina amministrativa. Tuttavia, questo potenziale può essere pienamente realizzato solo se si coglie l’occasione per riprogettare, semplificandoli, i processi in chiave digitale, adottando un approccio end-to-end, ovvero che preveda la digitalizzazione completa dall’inizio alla fine del procedimento amministrativo.
Un esempio concreto di questo approccio riguarda l’intero ciclo di gestione delle istanze dei cittadini, che invece di essere trattate separatamente nelle varie fasi di presentazione delle domande, elaborazione e conclusione con notifiche finali, dovrebbe essere lavorato con un sistema integrato end-to-end che consenta di gestire tutto il processo in modo continuo e, dove possibile, automatizzato. Un sistema integrato in cui il pagamento venga automaticamente registrato in contabilità e riconciliato, in cui all’avvio del procedimento il cittadino riceva automaticamente una notifica, in cui possa monitorare lo stato di lavorazione della pratica, in cui i dati inseriti, dopo la validazione o arricchimento tramite PDND, siano direttamente integrati nel gestionale dell’Ente, in cui l’apposizione di firme sia digitale, etc… Seppur non si stia descrivendo qualcosa di nuovo o innovativo, molti Comuni sono lontani dal realizzare questo scenario.
Questo tipo di digitalizzazione richiede che ogni fase del flusso di lavoro avvenga senza soluzioni di continuità e senza l'uso e scambio di documenti cartacei. Solo in questo contesto si può pensare di automatizzare i processi e di applicare l’intelligenza artificiale.
L’eliminazione dei passaggi intermedi manuali non solo velocizza le operazioni, ma riduce anche il margine di errore umano, aumentando la precisione e l’affidabilità dei servizi offerti.
Adottare un approccio end-to-end significa quindi ripensare completamente i flussi di lavoro esistenti, eliminando le inefficienze e integrando soluzioni digitali che consentano una gestione continua e automatizzata delle pratiche amministrative.
Gestione Documentale e l’importanza dei metadati
In molti Comuni lo scenario non è differente anche per quanto riguarda il rispetto di quanto previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e, soprattutto, dalle Linee Guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, emanate da AgID. Questo ritardo ha portato a una situazione di caos in numerosi archivi documentali, quando presenti, compromettendo la trasparenza e la qualità dei servizi offerti ai cittadini. La mancanza di una gestione documentale strutturata, non solo ostacola l’efficienza operativa, ma limita anche la capacità degli Enti di sfruttare appieno le potenzialità dell’intelligenza artificiale.
Un aspetto spesso trascurato è l’importanza dei metadati, ovvero quei dati descrittivi che forniscono informazioni contestuali sui documenti, come l’autore, la data di creazione, la categoria, le parole chiave, la presenza o meno di una firma, etc…
Questi dettagli sono fondamentali per organizzare, cercare e recuperare i documenti in modo efficace, poiché consentono di riconoscere, gestire e organizzare i dati utilizzando criteri discriminanti. Grazie a una gestione strutturata dei metadati, l’implementazione dell’AI diventa possibile, in quanto permettono agli algoritmi di comprendere meglio il contenuto e il contesto dei documenti, facilitando analisi avanzate, automazione dei processi e protezione della privacy.
L’intelligenza artificiale, volendo essere precisi, può diventare un’alleata della PA anche nel migliorare la gestione documentale, non solo nel potenziarla, facilitando, per esempio, proprio i processi di metadatazione, ma è necessario che alla base l’Ente abbia una solida strategia di document management, in linea con quanto prescritto dalle Linee Guida AgID e supportata da personale consapevole dell’importanza dei documenti non in quanto tali, ma in quanto contenitori di dati.
PDND e data governance
Per favorire la completa digitalizzazione dei processi e promuovere la diffusione di dati certi e “certificati” all’interno degli Enti, la Piattaforma Digitale Nazionale Dati (PDND) rappresenta uno strumento fondamentale, perché contribuisce a superare le barriere tecnologiche e organizzative che spesso confinano i dati in silos isolati, impedendo una gestione integrata e condivisa delle informazioni. Uno degli aspetti cruciali per raggiungere questa integrazione è l’interoperabilità dei software della Pubblica Amministrazione che, attraverso le Application Programming Interface (API), prevede che i diversi sistemi informatici comunichino tra loro in modo efficiente e sicuro, facilitando lo scambio di dati, favorendone la pulizia e la qualità e riducendo le ridondanze.
Un altro aspetto essenziale è la definizione e adozione di standard semantici e sintattici condivisi per le API, in parte già disponibili nel National Data Catalog (NDC) e all’interno delle linee guida redatte da AgID e DTD, poiché essi assicurano la compatibilità e l’uniformità delle interfacce di comunicazione tra i diversi enti e piattaforme. Questo approccio standardizzato non solo semplifica l’integrazione dei sistemi, riducendone anche i costi, ma assicura anche che i dati condivisi mantengano un alto livello di qualità e coerenza, elementi imprescindibili per una governance efficace dei dati e per l’impiego dell’AI. Solo in questo scenario possiamo, infine, abilitare un terzo elemento cruciale per una piena realizzazione dell’interoperabilità nella PA: l’integrazione diretta della PDND nei gestionali degli Enti, che permetterà di automatizzare i processi e sfruttare il potenziale dell’intelligenza artificiale.
È bene sottolineare però che la Piattaforma Digitale Nazionale Dati è soltanto uno strumento, seppur dal potenziale impatto pervasivo. Ad essa gli Enti dovrebbero affiancare una solida strategia di data governance, che attiene alla gestione, qualità, sicurezza, accesso e conformità dei dati all’interno di dell’organizzazione. In questo modo gli Enti locali potranno non soltanto fruire delle informazioni condivise dalle Amministrazioni centrali, ma anche in primo luogo operare su dati di valore, utili e certi, e in secondo luogo metterli a loro volta a disposizione delle altre PA.
Un ritorno alle basi per l’adozione efficace e consapevole dell’AI
L’AI è diversa da qualsiasi altra innovazione affrontata finora: sono necessarie, tra le altre cose, consapevolezza e basi di partenza (dati) solide da cui partire, per garantire trasparenza. Questo non significa che nel frattempo la Pubblica Amministrazione locale dovrebbe ignorare l’AI: è evidente che la sua adozione sia inarrestabile e che i potenziali benefici siano tanto stupefacenti quanto ancora inesplorati.
In questo contesto anche noi di Deda Next stiamo lavorando sulle nostre soluzioni e insieme alle Amministrazioni per esplorare e implementare soluzioni basate sull’AI. Abbiamo realizzato un chatbot basato su IA generativa per assistere i cittadini nell’inserimento di istanze online che sta restituendo risultati estremamente positivi in termini di soddisfazione degli utenti. Anche all’interno di CiviliaNext, il nostro gestionale Saas per gli Enti locali, stiamo introducendo soluzioni per efficientare i processi e automatizzare attività a basso valore.
In conclusione, l’adozione dell’intelligenza artificiale al servizio della digitalizzazione della PA dovrebbe poggiare su basi solide e consolidate ed avvenire in modo graduale e organico, evitando eccessive accelerazioni, per contribuire a migliorare i processi digitali, anziché sostituirli, rendendoli più collaborativi ed omogenei.
